লোকেরা সবচেয়ে সাধারণ ইমেল ভুল করে

কোনও ইমেলের পাঠানো যে কোনও বন্ধুর কাছে উচ্চতর হিসাবে যাওয়ার কথা ছিল - বা আরও খারাপ, দুর্ঘটনাক্রমে 'সমস্ত জবাব দিন' ক্লিক করার পরে আপনার পুরো অফিসটি আপনাকে নির্দ্বিধায় অন্য দেশে সস্তা টিকিটগুলি সন্ধান করতে পারে, নাম ধারণার মাধ্যমে নিজেকে খুঁজে বের করতে পারে আপনার নতুন পরিচয়

আপনি কোনও সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার সাথে বা বছরের কয়েক বছর ধরে আপনার পরিচিত বসের সাথে ইমেল করছেন বা না কেন, শিষ্টাচারের একটি নির্দিষ্ট ডিগ্রি প্রয়োজন। আপনি নিজেরাই ভুল করার আগে সর্বাধিক সাধারণ পেশাদার ইমেল ভুলগুলি খুঁজে বের করতে পারেন - এবং কীভাবে আপনার ভুলগুলি সংশোধন করা যায়। (এটি করার জন্য আপনি প্রথম ব্যক্তি নন এবং অবশ্যই সর্বশেষে থাকবেন না))

1. একটি ভুল নির্দেশিত ইমেল প্রেরণ

সামগ্রীর উপর নির্ভর করে, একটি ভুল নির্দেশিত ইমেল সামান্য বিব্রতকর থেকে শুরু করে চাকরি শেষ পর্যন্ত হতে পারে।

শান্ত এবং আতঙ্কমুক্ত থাকা যতটা কঠিন, শান্ত থাকুন এবং পরিস্থিতিটি মাপুন। এটি কি কিছুটা বিব্রতকর কিছু, যেমন কারও সাথে শুভ সময়ের পরিকল্পনার কথা বলা আমন্ত্রণ তালিকায় ছিল না , বা এটি সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতি যেমন আপনার পুরো অফিসে আপনার বস সম্পর্কে ইমেল প্রেরণের মতো।

পরিস্থিতিটি गेজ করুন এবং ক্ষয়ক্ষতি নিয়ন্ত্রণের জন্য কর্ম পরিকল্পনা তৈরি করুন develop

কিভাবে এটা মেরামত করা যেতে পারে

না যাওয়া এবং ইমেলটি পাওয়া প্রত্যেকের সাথে তাত্ক্ষণিকভাবে ক্ষমাপ্রার্থী হওয়া যতই কঠিন hold মানুষের ইনবক্সগুলিতে জিনিসগুলি হারিয়ে যায় সমস্ত সময় (এবং লোকেরা খোলার জন্য জিনিসগুলিতে কিছুটা সময় নিতে পারে) তাই প্রয়োজনের চেয়ে এটিতে বেশি মনোযোগ আকর্ষণ করবেন না।

তবে আপনি যদি এটি কোনও বসকে প্রেরণ করেন তবে আপনার অবিলম্বে ক্ষমা চাওয়া উচিত। একটি গণমাধ্যমের ইমেল প্রেরণের পরিবর্তে আপনার মনিবকে সন্ধান করুন এবং তাদের ব্যক্তিগতভাবে ক্ষমা চান। তাদের জানতে দিন যে ইমেলটি তাদের উদ্দেশ্য নয় এবং আপনি ভবিষ্যতে আরও সতর্ক থাকবেন। একবার আপনি এটি করেন, আরও ক্ষয় নিয়ন্ত্রণ নিয়ন্ত্রণ করা প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করুন। যদি আপনার বস আপনার ক্ষমা চান, তবে এগিয়ে যান এবং এতে moveুকতে না দেওয়ার চেষ্টা করুন - প্রত্যেকেই ভুল করে এবং আপনি যতই চান তা এটিকে পূর্বাবস্থায় ফেরাতে পারবেন না। (তবে আপনার টিমের কাউকে বাশ দেওয়ার জন্য কখনই ইমেলগুলি না পাঠানো এটি থাম্বের একটি ভাল নিয়ম, এটি সত্যিকার অর্থেই করা হোক না কেন)) আপনি যে ইমেলটি প্রেরণ করেছেন তা যদি কোনও ব্যক্তির জন্য গোপনীয় তথ্য থাকে যা এটি দেখার জন্য নয় তবে নিশ্চিত হয়ে নিন অবিলম্বে আপনার এইচআর সতর্ক করুন।

ইমেল শালীন বিধি

যে কোনও ইমেল দুর্বলতা প্রতিরোধ করার পাশাপাশি, পেশাদার সেটিংয়ে আপনাকে অবশ্যই অনুসরণ করা উচিত এমন কিছু ইমেল শালীন নিয়ম রয়েছে।

২. একটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত বিষয় লাইন না থাকা

আপনি যে বন্ধু সহকর্মীদের সাথে কোনও সাবজেক্ট লাইন বা অনানুষ্ঠানিক ইমেলগুলি প্রেরণ করার অভ্যাসে থাকতে পারেন, আপনি যখন কোনও গুরুত্বপূর্ণ ইমেল প্রেরণ করছেন তখন বিষয় লাইনটি বিষয়বস্তুগুলিতে নজর রাখবে তা নিশ্চিত করুন - এটি একটি চালানের কথা, বিষয়টিকে লাইন “জুন চালান” তৈরি করুন যদি এটি কোনও প্রকল্পের হয়, প্রকল্পের নাম এবং আপডেটের সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা দিয়ে এটির শিরোনাম করুন।

একটি স্পষ্ট বিষয় লাইন থাকা কেবল আরও পেশাদার নয়, এটি আপনার ইমেলের প্রাপককে এতে মনোযোগ দেওয়ার সম্ভাবনা তৈরি করে।

৩. খুব অনানুষ্ঠানিক ইমেল প্রেরণ

স্পষ্টতই, কিছু অফিস অন্যদের তুলনায় আরও আনুষ্ঠানিক। আপনি যদি নতুন কোনও কাজ শুরু করছেন, আনুষ্ঠানিক দিক থেকে শুরু করুন এবং লোকেরা কীভাবে আপনাকে ইমেল দিচ্ছে তার উপর ভিত্তি করে সামঞ্জস্য করুন। লোকেরা একে অপরের সাথে কীভাবে যোগাযোগ করে তা অনুভব করার পরে, ছাঁচটি ফিট করার চেষ্টা করুন - নৈমিত্তিক সেটিং বা বিপরীতে কেউ সুপার ফর্মাল ইমেল চায় না।

৪. আপনার ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা

আপনি একবার আপনার কাজের ইমেল ঠিকানা পেয়ে গেলে, এটিতে কেবল আটকে থাকতে ভুলবেন না। আপনি যখন আপনার বস বা জনসংযোগের সাথে পিছনে যাচ্ছেন, আপনি দুর্ঘটনাক্রমে এটিকে প্রেরণ করতে চাইবেন না [ইমেল সুরক্ষিত]

আমি একটি নতুন শখ চাই

৫. স্বাক্ষর ব্লক সহ নয়

কেবল আপনার নামের সাথে আপনার ইমেলগুলি সাইন করা প্রযুক্তিগতভাবে ভুল নয়, তবে আপনার প্রথম এবং শেষ নাম, যোগাযোগের তথ্য, কাজের অবস্থান এবং যদি সম্ভব হয় তবে আপনার সংস্থার লোগোটি আরও পেশাদার এবং এটির জন্য লোকজনকে অনুসন্ধান করা সহজ করে দেবে তারা প্রয়োজন হলে আপনি আউট।

Exc. বিস্ময়কর বিন্দু ব্যবহারের সাথে ওভারবোর্ডে যাওয়া

এটা একটা বিশাল মেয়েদের সমস্যা এবং এটি এমন একটি বিষয় যা আমরা আমাদের অফিসে প্রায়শই আলোচনা করি। মহিলারা ভৌতিক হতে পারে যে একটি বিস্মৃতিবোধের বিন্দু দিয়ে বাক্যটি শেষ না করা অভদ্র বা সমালোচিত (দোষী) বলে শোনা যায় তবে এটি তেমনটি নয় - এবং অনেক বেশি বিস্ময়বোধক পয়েন্টগুলি ব্যবহার করা বিপরীত প্রভাব ফেলতে পারে এবং আপনাকে পেশাদারহীন হিসাবে উপস্থিত করতে পারে ।

7. প্রুফরিডিংয়ের আগে পাঠানো

কোনও কাজের-সম্পর্কিত ইমেল প্রেরণকে আঘাত করার আগে বিষয়বস্তুগুলি পুনরায় পড়ুন এবং আপনি কে এটি প্রেরণ করছেন এবং ট্রিপল চেক করুন এবং আপনি 'সমস্ত উত্তর দিন' তে আঘাত করেছেন কিনা তা নয়। এমনকি আপনি যখন ছুটে আসেন তখনও কোনও বিপর্যয় বা বিব্রতকর মুহুর্ত এড়াতে এটি দ্রুত স্ক্যান দেওয়ার চেষ্টা করুন।

ঘন ঘন ইমেল ব্যাকরণ ভুল

কাজের ইমেলগুলিতে একই শব্দ এবং উক্তিগুলি বারবার ব্যবহার করা সাধারণ। আপনি এগুলির শিকার না হন তা নিশ্চিত করুন সাধারণ ত্রুটি ।

8. ফলোআপ বনাম ফলোআপ

আমি যার সাথে কেবলমাত্র সাক্ষাত্কার নিয়েছি তাকে ইমেল প্রেরণের আগে আমি এই অসংখ্যবার বসেছি এবং বিতর্ক করেছি, নিশ্চিত হয়েছি যে আমি যদি ভুলটি বেছে নিই তবে আমি চাকরিতে আমার শটটি ফুটিয়ে তুলব। যদিও এটি প্রায় নিশ্চিতভাবেই ঘটনাটি নয়, এটি জানার জন্য এটি ভাল।

ফলোআপ একটি বিশেষ্য এবং বিশেষণ কোনও বিশেষ্যের আগে ব্যবহার করা হলে হাইফেনেট।

আমি তাকে একটি ফলো-আপ ইমেল প্রেরণ করেছি।

অনুসরণ করুন একটি ক্রিয়া

আমি ম্যানেজারের সাথে যোগাযোগ করে আমি ফলোআপ করতে পারি কিনা তা দেখতে।

তাই…

ইমেইল বিষয়: সাক্ষাত্কার অনুসরণ করুন

হাই এক্সএক্স,

এটি গতকাল আপনার সাথে দুর্দান্ত চ্যাট করেছে। আমি কেবল অনুসরণ করতে চেয়েছিলাম ...

কিভাবে একটি ব্লোআউট পেতে

9. এই শব্দ এবং বাক্যাংশ উপর নির্ভর করে

এমন কিছু শব্দ রয়েছে যা বাস্তব জীবনে ভাল হয় তবে তারা যখন ইমেলের মাধ্যমে ব্যবহার করা হয় তখন কঠোর বা পেশাগত হিসাবে আসে। এই শব্দগুচ্ছ ব্যবহার এড়াতে চেষ্টা করুন।

• 'আপনাকে বিরক্ত করার জন্য দুঃখিত' - একটি কাজের সাথে সম্পর্কিত দৃশ্যে, আপনি তাদের বিরক্ত করছেন না! আপনার উর্ধতন ও সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করা আপনার কাজ, সুতরাং এটি প্রয়োজনীয় নয়।
• 'লেটস টাচ বেস' - এটি কর্পোরেট সেটিংসে অতিরিক্ত ব্যবহার করা হয়েছে। অন্য কোনও কিছুর জন্য সন্ধান করার চেষ্টা করুন, বিশেষত যদি আপনি আপনার বসকে তাদের ব্যস্ততার জন্য আপনাকে পেন্সিল করতে সন্ধান করেন।
• 'আমি মনে করি' - আপনি যদি কিছু জানেন তবে এর আগে 'আমার মনে হয়' দিয়ে উল্লেখ করে নিজেকে কম চাপবেন না। সুরক্ষা নেট কেড়ে নিন এবং এগুলি ছাড়া আপনার সাজা চালিয়ে যান।
• 'আরে' - একবার আপনি আপনার অফিস সংস্কৃতিতে সম্মান জানালে এটি নৈমিত্তিক ইমেলগুলিতে ব্যবহার করা সম্পূর্ণ জরিমানা (আমি আমাদের অফিসে এটি কতবার ব্যবহার করি তাও আমি গণনা করতে পারি না)। তবে ততক্ষণে আপনার ইমেইলটি 'আরে ___' দিয়ে শুরু করবেন না এবং তাদের আরও আনুষ্ঠানিকভাবে সম্বোধন করুন।